Стратегическое управление финансами
Как не смешивать деньги собственника и средства компании?
Владелица Центра финансовых услуг и консалтинга, член сообщества бизнес-тренеров «Страктика» Марина Самарцева
«Когда только открываешь бизнес, есть большой соблазн взять из кассы лишние деньги. Я лично сталкивался с этой проблемой, — делится опытом владелец кондитерской «Варина мама» Евгений Кузьмин. — Например, когда понимаешь, что вместо рекламной кампании мог бы свозить семью на отдых. Как следствие, при растрате определенного количества денег в личных целях приходится позже докладывать их из своего кармана. И так по кругу. Изначально нужно держать себя в руках, а руки — подальше от бюджета своего дела. Ведь если компания принадлежит тебе, это не значит, что и вся прибыль тоже».
Чем может обернуться смешивание
личных и корпоративных финансов?
личных и корпоративных финансов?
Проблема, когда владелец бизнеса не разделяет четко своих финансов и финансов компании, добавляет головной боли как ему самому, так и управляющему бизнесом топу. Не каждый руководитель готов открыто признать, что он расходовал деньги из своего бизнеса либо наоборот — докладывал в дело из семейного бюджета. Поэтому здесь и далее мы приводим кейсы без детальной персонализации. Итак, что это значит…
…для самого владельца бизнеса
В одной из воронежских компаний владельцы постоянно сталкивались с одной и той же проблемой: выведя деньги из бизнеса, через некоторое время они ощущали нехватку оборотных средств. Оборотные средства пополнялись или за счет того владельца, у кого на данный момент были свободные деньги, или за счет кредитов. Через 2 года, когда проблема нехватки денег встала особенно остро (начался кризис), обнаружилось, что нехватка денег стала катастрофической, платить по кредитам стало все труднее и труднее, а информации о том, кто из учредителей сколько брал и возвращал денег, нет — такой учет в компании не велся.
…для топ-менеджера
«Я боюсь до дрожи прихода хозяина. Каждая копейка, которую я не успел потратить на оплату материалов, заработную плату и прочие необходимые платежи, изымается из кассы. Поставщики уже грозились прекратить отгрузку. Я не знаю, что говорить клиентам, так как сроки монтажей все время переносятся из-за того, что мы не можем вовремя закупить материалы. Зарплата персоналу задерживается уже на два месяца. Я уже подыскиваю другое место работы», — рассказал топ-менеджер одной из воронежских компаний.
К каким проблемам в конечном итоге приводит отсутствие разделения личных финансов и денег бизнеса?
Проблема 1. Собственник бизнеса не получает с него никакого дохода. Если мы не фиксируем свой заработок в бизнесе, выводя его как личный доход, рано или поздно возникают вопросы: зачем мы все это затеяли? Нам важен процесс ведения бизнеса вне зависимости от результата? Мы боимся признаться себе, что бизнес по той или иной причине не приносит дохода, и потерять свой статус в глазах окружающих?
…для самого владельца бизнеса
В одной из воронежских компаний владельцы постоянно сталкивались с одной и той же проблемой: выведя деньги из бизнеса, через некоторое время они ощущали нехватку оборотных средств. Оборотные средства пополнялись или за счет того владельца, у кого на данный момент были свободные деньги, или за счет кредитов. Через 2 года, когда проблема нехватки денег встала особенно остро (начался кризис), обнаружилось, что нехватка денег стала катастрофической, платить по кредитам стало все труднее и труднее, а информации о том, кто из учредителей сколько брал и возвращал денег, нет — такой учет в компании не велся.
…для топ-менеджера
«Я боюсь до дрожи прихода хозяина. Каждая копейка, которую я не успел потратить на оплату материалов, заработную плату и прочие необходимые платежи, изымается из кассы. Поставщики уже грозились прекратить отгрузку. Я не знаю, что говорить клиентам, так как сроки монтажей все время переносятся из-за того, что мы не можем вовремя закупить материалы. Зарплата персоналу задерживается уже на два месяца. Я уже подыскиваю другое место работы», — рассказал топ-менеджер одной из воронежских компаний.
К каким проблемам в конечном итоге приводит отсутствие разделения личных финансов и денег бизнеса?
Проблема 1. Собственник бизнеса не получает с него никакого дохода. Если мы не фиксируем свой заработок в бизнесе, выводя его как личный доход, рано или поздно возникают вопросы: зачем мы все это затеяли? Нам важен процесс ведения бизнеса вне зависимости от результата? Мы боимся признаться себе, что бизнес по той или иной причине не приносит дохода, и потерять свой статус в глазах окружающих?
Рано или поздно возникают проблемы в семье — немногие супруги годами будут безропотно терпеть свою вторую половину, которая содержит бизнес, но не содержит семью.
Вот один из типичных примеров: «Муж открыл бизнес 8 лет назад. Все это время от бизнеса денег мы практически не видели. Сначала муж объяснял нам, что предприятию нужно стать на ноги, что в стране кризис и все вообще очень сложно. Потом он решил, что нужно открыть одновременно 3 новые торговые точки, и все деньги направил туда. Через полгода, правда, 2 точки закрылись. На все вопросы, когда же он начнет приносить в семью хоть какие-то деньги, потому что жить на одну мою зарплату становится все тяжелее, муж раздраженно отвечает, что все не так просто, бизнес растет и постоянно требует новых вложений. В то же время сотрудники получают хорошую зарплату, их постоянно чему-то обучают, устраивают им корпоративы за счет организации, а владелец постоянно сидит без денег».
Проблема 2. Деньги не работают ни на бизнес, ни на собственника. Если владелец предприятия точно не знает, есть ли прибыль и можно ли вывести деньги, не лишая бизнес оборотных средств, то может случиться ситуация, когда деньги то выводятся из бизнеса, то вливаются обратно. При этом деньги, с одной стороны, не работают максимально эффективно в бизнесе, с другой стороны, мы не можем их потратить на себя.
Если же хозяин бесконтрольно забирает из бизнеса столько денег, сколько считает нужным, это лишает предприятия оборотных средств.
Проблема 3. Рост бесконтрольных расходов. Я называю их «пожиратели доходов». Это вредные расходы для бизнеса. К пожирателям доходов можно отнести расходы на атрибуты статуса (офисы, машины не по средствам), излишнее количество персонала, содержание милых сердцу, но убыточных точек и видов бизнеса, соревнование между владельцами, кто больше личных расходов покроет из средств предприятия, и тому подобное.
Одна из владельцев бизнеса ходила на работу пешком, другая ездила на такси (на автобусе ездить она не могла, а точнее, не хотела, а машины у нее не было). И та, которая ездила на такси, решила, что ее поездки должна оплачивать организация. Был заключен договор с предприятием, оказывающим транспортные услуги. Вторая хозяйка решила, что она тоже должна ездить на такси, например, на дачу, по магазинам, к родственникам в другие города. Как прикажете в этом случае поступать первой владелице? У нее тоже была дача и родственники в других городах. И в конце концов оказалось, что расходы на поездки милых дам составили 20% от выручки. Это продолжалось несколько лет, и на потраченные за это время на такси и водителей деньги можно было купить и содержать 2 недешевые машины.
Проблема 4. Потеря личных активов. Кредиты для развития бизнеса, взятые под залог личного имущества, рано или поздно могут привести к тому, что предприниматель лишится этого имущества.
Зачастую в бизнесе складывается ситуация, когда бизнесмен считает, что только недостаток энной суммы мешает развиваться его бизнесу: «Открою новую точку», «закуплю новый перспективный товар», «потрачу побольше денег на продвижение», «как-нибудь сейчас перекручусь, а там все само собой пойдет». Проблему, с точки зрения предпринимателя, может решить только кредит. За все время своего существования (часто довольно длительное) бизнес имущества не нажил, поэтому закладываются личные машины, квартиры, дома, дачи.
Проблема 2. Деньги не работают ни на бизнес, ни на собственника. Если владелец предприятия точно не знает, есть ли прибыль и можно ли вывести деньги, не лишая бизнес оборотных средств, то может случиться ситуация, когда деньги то выводятся из бизнеса, то вливаются обратно. При этом деньги, с одной стороны, не работают максимально эффективно в бизнесе, с другой стороны, мы не можем их потратить на себя.
Если же хозяин бесконтрольно забирает из бизнеса столько денег, сколько считает нужным, это лишает предприятия оборотных средств.
Проблема 3. Рост бесконтрольных расходов. Я называю их «пожиратели доходов». Это вредные расходы для бизнеса. К пожирателям доходов можно отнести расходы на атрибуты статуса (офисы, машины не по средствам), излишнее количество персонала, содержание милых сердцу, но убыточных точек и видов бизнеса, соревнование между владельцами, кто больше личных расходов покроет из средств предприятия, и тому подобное.
Одна из владельцев бизнеса ходила на работу пешком, другая ездила на такси (на автобусе ездить она не могла, а точнее, не хотела, а машины у нее не было). И та, которая ездила на такси, решила, что ее поездки должна оплачивать организация. Был заключен договор с предприятием, оказывающим транспортные услуги. Вторая хозяйка решила, что она тоже должна ездить на такси, например, на дачу, по магазинам, к родственникам в другие города. Как прикажете в этом случае поступать первой владелице? У нее тоже была дача и родственники в других городах. И в конце концов оказалось, что расходы на поездки милых дам составили 20% от выручки. Это продолжалось несколько лет, и на потраченные за это время на такси и водителей деньги можно было купить и содержать 2 недешевые машины.
Проблема 4. Потеря личных активов. Кредиты для развития бизнеса, взятые под залог личного имущества, рано или поздно могут привести к тому, что предприниматель лишится этого имущества.
Зачастую в бизнесе складывается ситуация, когда бизнесмен считает, что только недостаток энной суммы мешает развиваться его бизнесу: «Открою новую точку», «закуплю новый перспективный товар», «потрачу побольше денег на продвижение», «как-нибудь сейчас перекручусь, а там все само собой пойдет». Проблему, с точки зрения предпринимателя, может решить только кредит. За все время своего существования (часто довольно длительное) бизнес имущества не нажил, поэтому закладываются личные машины, квартиры, дома, дачи.
А так как проблемы в таких случаях связаны в основном с плохим управлением, в подавляющем большинстве случаев такие кредиты проедаются бизнесом очень скоро.
Выплачивать долг становится не из чего, и незадачливый владелец остается и без бизнеса, и без личного имущества.
Проблема 5. Трудности с юридической и налоговой отчетностью. В ситуации, когда из бизнеса бесконтрольно изымаются средства для личного потребления (в том числе при оплате личных расходов владельца и его семьи из кассы или расчетного счета), возникает еще одна проблема, касающаяся, правда, только юридических лиц — это бухгалтерская и юридическая стороны вопроса. Владелец не может вот так запустить руку в кассу и взять из нее столько денег, сколько ему нужно. Собственником всех денежных средств является организация, а не ее учредитель. И распределить в качестве дивидендов можно только прибыль, а не все, что упало на расчетный счет или звякнуло в кассе. При этом необходимо заплатить 13% налога на доходы физических лиц. При оплате личных расходов необходимо помнить также и то, что хозяйственные операции юридического лица должны быть экономически обоснованы. И если ваш бизнес будут проверять, то, выявив расходы на личное потребление, проверяющие могут начислить налоги и штрафы как компании, так и ее владельцу.
Проблема 5. Трудности с юридической и налоговой отчетностью. В ситуации, когда из бизнеса бесконтрольно изымаются средства для личного потребления (в том числе при оплате личных расходов владельца и его семьи из кассы или расчетного счета), возникает еще одна проблема, касающаяся, правда, только юридических лиц — это бухгалтерская и юридическая стороны вопроса. Владелец не может вот так запустить руку в кассу и взять из нее столько денег, сколько ему нужно. Собственником всех денежных средств является организация, а не ее учредитель. И распределить в качестве дивидендов можно только прибыль, а не все, что упало на расчетный счет или звякнуло в кассе. При этом необходимо заплатить 13% налога на доходы физических лиц. При оплате личных расходов необходимо помнить также и то, что хозяйственные операции юридического лица должны быть экономически обоснованы. И если ваш бизнес будут проверять, то, выявив расходы на личное потребление, проверяющие могут начислить налоги и штрафы как компании, так и ее владельцу.
Как не допустить смешивания финансов?
Раз проблема в первую очередь касается 2 человек — собственника и наемного управляющего, — то и рекомендации нужно структурировать на 2 группы. Вместе с тем некоторые советы актуальны сразу для обеих сторон. Поэтому рассмотрим инструменты решения вопроса, а каждый сам (применительно к своей бизнес-модели) решит, что для него актуально.
Рекомендация 1. Введите на предприятии управленческий учет. Это такой учет имущества и операций предприятия, который позволит вам контролировать ситуацию в бизнесе. С чего начать постановку управленческого учета, если его нет? Фиксируйте все операции в компании: ведите учет договоров с клиентами и поставщиками, долгов клиентов и ваших долгов, товаров на складе, приход и расход денежных средств. Для грамотной постановки учета обратитесь к консультантам.
Рекомендация 2. Назначьте себе фиксированную зарплату за управление своим бизнесом. И выплачивайте ее себе с такой же регулярностью, с какой выплачиваете сотрудникам. На первых порах, когда бизнес становится на ноги, это может быть символическая плата (но она должна быть). По мере развития бизнеса вознаграждение за управление должно быть сравнимо с зарплатой наемных топ-менеджеров в аналогичных компаниях.
Рекомендация 3. Если ваш бизнес прибыльный, выводите из него часть денег в качестве дивидендов. Посчитать, сколько дивидендов допустимо вывести, можно, используя так называемый прогноз движения денежных средств. Это табличка, в которую сводятся все планируемые на несколько месяцев вперед поступления и расходы денег. Если поступлений денег планируется больше расходов, то часть разницы можно вывести в качестве дивидендов.
А что делать, если вы топ-менеджер, а собственник регулярно лишает предприятие оборотных средств, выводя деньги в личных целях? Подключите собственника к участию в анализе данных управленческого учета. Объясните, что распределение средств возможно только из чистой прибыли через выплату дивидендов. Объясните собственнику, что, поступая таким образом, он режет курицу, несущую… может быть, и не золотые, но яйца. Предоставьте ему расчеты, когда и какую сумму можно вывести без ущерба для бизнеса. Если все ваши доводы бесполезны, будьте готовы к тому, что с высокой долей вероятности в ближайшее время вам придется искать другую работу, — бизнес может еще какое-то время продержаться на заемных средствах, но в конце концов прекратит свое существование.
Рекомендация 1. Введите на предприятии управленческий учет. Это такой учет имущества и операций предприятия, который позволит вам контролировать ситуацию в бизнесе. С чего начать постановку управленческого учета, если его нет? Фиксируйте все операции в компании: ведите учет договоров с клиентами и поставщиками, долгов клиентов и ваших долгов, товаров на складе, приход и расход денежных средств. Для грамотной постановки учета обратитесь к консультантам.
Рекомендация 2. Назначьте себе фиксированную зарплату за управление своим бизнесом. И выплачивайте ее себе с такой же регулярностью, с какой выплачиваете сотрудникам. На первых порах, когда бизнес становится на ноги, это может быть символическая плата (но она должна быть). По мере развития бизнеса вознаграждение за управление должно быть сравнимо с зарплатой наемных топ-менеджеров в аналогичных компаниях.
Рекомендация 3. Если ваш бизнес прибыльный, выводите из него часть денег в качестве дивидендов. Посчитать, сколько дивидендов допустимо вывести, можно, используя так называемый прогноз движения денежных средств. Это табличка, в которую сводятся все планируемые на несколько месяцев вперед поступления и расходы денег. Если поступлений денег планируется больше расходов, то часть разницы можно вывести в качестве дивидендов.
А что делать, если вы топ-менеджер, а собственник регулярно лишает предприятие оборотных средств, выводя деньги в личных целях? Подключите собственника к участию в анализе данных управленческого учета. Объясните, что распределение средств возможно только из чистой прибыли через выплату дивидендов. Объясните собственнику, что, поступая таким образом, он режет курицу, несущую… может быть, и не золотые, но яйца. Предоставьте ему расчеты, когда и какую сумму можно вывести без ущерба для бизнеса. Если все ваши доводы бесполезны, будьте готовы к тому, что с высокой долей вероятности в ближайшее время вам придется искать другую работу, — бизнес может еще какое-то время продержаться на заемных средствах, но в конце концов прекратит свое существование.
Допускаю использование личного кредита в бизнес-целях
Как экономист, я полностью поддерживаю необходимость четкого разделения денежных средств на счету компании и в личном кошельке. Предприниматель, как и все работники, должен получать «зарплату», выраженную фиксированной суммой или процентом, эта статья затрат должна поддаваться измерению и учету. Вместе с тем я допускаю возможность использования банковского кредита, выданного физическому лицу, для финансирования бизнеса. Дело в том, что кредиты малому бизнесу в большинстве случаев обеспечиваются поручительством собственника или залогом его имущества, так как офисные и производственные помещения часто оформлены на имя предпринимателя. При этом ставка и условия оформления потребительского кредита могут быть более выгодными, чем кредит на развитие бизнеса.
Как экономист, я полностью поддерживаю необходимость четкого разделения денежных средств на счету компании и в личном кошельке. Предприниматель, как и все работники, должен получать «зарплату», выраженную фиксированной суммой или процентом, эта статья затрат должна поддаваться измерению и учету. Вместе с тем я допускаю возможность использования банковского кредита, выданного физическому лицу, для финансирования бизнеса. Дело в том, что кредиты малому бизнесу в большинстве случаев обеспечиваются поручительством собственника или залогом его имущества, так как офисные и производственные помещения часто оформлены на имя предпринимателя. При этом ставка и условия оформления потребительского кредита могут быть более выгодными, чем кредит на развитие бизнеса.
Елена Кузнецова
директор института диалога культур «Интерлингва»
Рекомендация 4. Регулярно контролируйте расходы предприятия для выявления ненужных. К ненужным можно отнести расходы, которые ухудшают наши финансовые результаты и не приносят никакой видимой выгоды. Примером таких расходов могут служить расходы на излишне шикарный офис (зачем арендовать офис в центре города, если все общение с клиентами происходит по телефону), на персонал, не приносящий дохода (скучающие от безделья офис-менеджеры, персональные водители, бухгалтеры на полный рабочий день в крошечных организациях), и все те расходы, без которых вполне можно обойтись.
Рекомендация 5. Договоритесь с бизнес-партнером, что все личные расходы вы будете нести только из своего кармана, а не оплачивать с расчетного счета или из кассы предприятия. Если у вас с бизнес-партнером разное видение того, являются ли поездки на такси на работу и с работы, участие в дорогих бизнес-тренингах, заграничные командировки, личными расходами или расходами бизнеса, можно поступить следующим образом. Определите, какую сумму ежемесячно каждый собственник может потратить на такие «личные-неличные» расходы. И договоритесь, что ни в коем случае вы не будете выходить за пределы этой суммы.
Рекомендация 6. Не покупайте на бизнес-кредиты квартир и машин, особенно если у вас нет на их покупку части собственных средств.
Рекомендация 7. Никогда не закладывайте в качестве обеспечения по бизнес-кредитам жилье. Если у вас нет активов в бизнесе, которые можно заложить, поищите, где можно взять беззалоговые кредиты (есть и такие кредитные продукты — к сожалению, мало кто ими пользуется). Подумайте, как можно снизить кредитную нагрузку на бизнес.
Недаром народная мудрость гласит: деньги счет любят. Грамотно считайте как корпоративные, так и личные финансы и раскладывайте их по «разным карманам».
Рекомендация 5. Договоритесь с бизнес-партнером, что все личные расходы вы будете нести только из своего кармана, а не оплачивать с расчетного счета или из кассы предприятия. Если у вас с бизнес-партнером разное видение того, являются ли поездки на такси на работу и с работы, участие в дорогих бизнес-тренингах, заграничные командировки, личными расходами или расходами бизнеса, можно поступить следующим образом. Определите, какую сумму ежемесячно каждый собственник может потратить на такие «личные-неличные» расходы. И договоритесь, что ни в коем случае вы не будете выходить за пределы этой суммы.
Рекомендация 6. Не покупайте на бизнес-кредиты квартир и машин, особенно если у вас нет на их покупку части собственных средств.
Рекомендация 7. Никогда не закладывайте в качестве обеспечения по бизнес-кредитам жилье. Если у вас нет активов в бизнесе, которые можно заложить, поищите, где можно взять беззалоговые кредиты (есть и такие кредитные продукты — к сожалению, мало кто ими пользуется). Подумайте, как можно снизить кредитную нагрузку на бизнес.
Недаром народная мудрость гласит: деньги счет любят. Грамотно считайте как корпоративные, так и личные финансы и раскладывайте их по «разным карманам».
© От первых лиц — для первого лица