10 АПРЕЛЯ 2020 ГОДА 16:30

Топ-10 сложностей при переводе офиса на удаленку

Объясняем на гифках.
Photo by Paige Cody on Unsplash
Воронежская областная дума
партнерский материал. Совместно с веб-студией «Цветная зебра
Партнерский материал — проект, созданный вместе с рекламодателем и для него. От обычной рекламы он отличается тем, что производится под особым контролем редакции DF. И это обеспечивает читателям увлекательный контент, а рекламодателю — усиленную отдачу от размещения на нашем портале.
Несмотря на режим «выходных» дней, многие компании не прекращают свою работу, а уходят «на удаленку». Однако безболезненно совершить этот переход удается далеко не всем. С какими проблемами чаще всего сталкиваются компании и как их решить?
Сложность 1. Не у всех сотрудников дома есть нужное оборудование.
Чтобы избежать ситуации, когда удаленная работа стартовала, а сотрудник неожиданно сообщает, что не может присоединиться к совещанию – микрофон не работает, необходимо заранее купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон). А также проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Тогда у вашего сотрудника не будет повода отлынивать от работы.
Сложность 2. Перебои с интернетом.
Еще один повод отлынивать от работы. Но чаще всего перебои происходят, если сотрудник выходит на связь не из дома. Поэтому объясните всем необходимость выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и обязательно контролируйте это.
Сложность 3. Переписка ведется через множество разных каналов, что создает путаницу.
Когда один сотрудник пишет другому в мессенджер на телефон, а тот третьему – в социальную сеть, а четвертый общается только по почте, высокая вероятность, что важная информация просто потеряется. Создайте общий чат для всей компании. В Битрикс24 есть возможность параллельно вести несколько чатов: общий, для отдельных проектов, для каждого отдела – это удобно и позволяет разграничить общение по отдельным вопросам, а не мешать все в одну кучу. Но в тоже время вся информация остается в одной системе.
Сложность 4. Недостаток личного общения.
Используйте для решения вопросов, требующих устного обсуждения, видеозвонки. Так, в Битрикс 24 есть функция личных звонков. Также вы можете организовывать онлайн-совещания и дистанционные планерки с участием 12 человек. Клиенты и подрядчики могут подключаться к звонку по ссылке, без регистрации в Битрикс24.
Сложность 5. Трудность при контроле задач.
Используйте управление задачами и проектами с конкретными сроками выполнения. Назначайте ответственных и проверяющих. Битрикс 24 позволяет использовать эту функцию как внутри компании, так и с подключением клиентов. Клиент видит, в какой стадии находится выполнение задачи, может писать комментарии, задавать интересующие вопросы. Вся работа происходит внутри одного объекта – вы не запутаетесь в бесконечных почтах, мессенджерах и соцсетях. Формируйте табели рабочего времени для различных режимов работы: посменная работа, почасовой или фиксированный графики учета времени, свободный режим.
Сложность 6. Страх потерять важные документы.
Храните все рабочие документы в одном месте, а не на дисках сотрудников. Все документы останутся в компании и не потеряются. При синхронизации Диска в Битрикс 24 с компьютером запускается режим полного зеркалирования, точное соответствие папок «облачного» Диска с папками на вашем локальным диске.
Сложность 7. Необходимость общаться с клиентами по корпоративной почте
Внешняя почта заносится внутрь системы Битрикс 24 – это делается для того, чтобы все было в одном месте. Плюс удобный бонус – вы видите: прочитал ваше письмо получатель или нет. В обычной почте такой возможности нет.
Сложность 8. Шаблоны документов остались в офисе.
Если внутри компании есть типовые процессы, например оформление документа, то достаточно создать его 1 раз, а потом применять ко всем. Просматривать документы можно сразу в приложении Битрикс 24 без скачивания. Редактируйте их вместе онлайн через MS Office, Google Docs, Office365, LibreOffice и на локальном компьютере.
Сложность 9. Часть сотрудников работают в офисе, часть удаленно. Создается путаница.
Ну почему же! Просто нужно позаботиться, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у тех, кто будет работать из дома.
Сложность 10. Сотрудники засыплют меня вопросами.
Не забывайте, что первое время у сотрудников будет много вопросов, но не стоит этого бояться — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии для своих сотрудников.
Ну как, удаленная работа уже не так пугает? Что же осталось? Правильно – начать работу в новом режиме! Удачи! А если есть сложности, подключить Битрикс 24 помогут в компании «Цветная зебра».

Гифки с сайта giphy.com.