15 июня 2017 года 13:00

Поставить подпись

Документы для первого года жизни бизнеса: что вы обязаны не упустить
Управляющий партнер умного сервиса для предпринимателей «Скрепки» Александр Кунаковский
Управляющий партнер умного сервиса для предпринимателей «Скрепки» Виталий Рожнов
Итак, вы открыли собственный бизнес. Прозвучит весьма банально, но сосредоточиться надо на основном, то есть обеспечить а) солидный и б) стабильный доход. А вот совсем небанальным будет не забыть закрыть все свои обязательства перед многочисленными ведомствами, грамотно оформить отношения с сотрудниками и партнерами, в целом привести в порядок или создать заново внутреннюю документацию вашей компании. Для этого нужно подготовить целую кучу документов, потратить десятки тысяч рублей и — самое главное — потратить время: от 1 до 3 месяцев времени. Или можно воспользоваться одним работающим решением по доступной цене? Каким именно? Читайте этот материал.

Что случилось?

Все просто: бизнес в России надо вести так, чтобы с самого первого дня жизни компании было как можно меньше возможностей задать к ней вопросы или — еще хуже — предъявить претензии. Это в том числе касается и наличия всей необходимой документации.

Количество обязательных документов очень велико (смотрите подробнее здесь). Можно даже сказать — огромное, и собрать их вместе и быстро — это действительно проблема.

Почему сбор обязательных документов — это головная боль?

Во-первых, все нужные требования к деятельности практически любой компании прописаны в разных законах, актах, нормативах. Уверены, что ваш юрист или бухгалтер (на которого как правило возлагают обязанности кадровика и юриста) компетентен, чтобы знать, ГДЕ искать? Если да, будьте готовы, что на пару-тройку месяцев вы его «потеряли»: все рабочее время уйдет только на поиски, уточнения, дополнения, сборы и пр.

«Аутсорсинг же есть!» — возразите вы, и будете в чем-то правы. Ключевое здесь — «в чем-то». Это парадоксально, но в Воронеже до сих пор (пожалуй) нет ни одной компании, которая была бы готова и быстро, и недорого подготовить нужные документы для первого года жизни вашей компании. В такое трудно поверить (спрос все-таки рождает предложение?), но удостовериться в этом можно почитав раздел о ценах.

Во-вторых, как мы уже вам рассказывали, мир перевернулся с ног на голову, а вы могли этого и не заметить. Принципы ведения бухгалтерского учета, налогового администрирования и права изменились настолько, что на первый план выходит принцип кастомизации. Это когда владелец бизнеса получает уникальное для себя решение по менеджменту, продукт «под ключ» — под конкретные потребности конкретной организации. Иными словами, комплексный подход, учитывающий одновременно интересы кадрового направления, финансового блока, требования надзорных ведомств и т.п. Знакома ситуация, когда юрист и бухгалтер лоббируют каждый свое решение и не готовы пойти навстречу друг другу ради общей задачи? Вот такая картинка должна стать лично для вас невозможной.

В-третьих, обо всех нюансах вряд ли «расскажет» Google или Яндекс. Предупреждаем на случай, если вы настолько уверены в себе и все-таки располагаете большим количеством свободного времени.
Регистрация бизнеса
Также определяемся, как быть с бухгалтерией, налогами, уведомлением соответствующих госорганов
Создание инфраструктуры
Аренда помещений, поиск и привлечение источников финансирования, найм сотрудников
Уход от рисков
Страхуем коммерческую тайну, защищаем персональные данные
Профилактика нарушений
Заботимся о том, чтобы к компании не возникло вопросов от госорганов и контрагентов
Чем я рискую (что теряю), если этих документов нет?
Вариантов последствий, увы, много. Вот несколько примеров.

Представим, что вы забыли сделать приказ о назначении директора. Это вполне объяснимо с точки зрения здравого смысла, если директор — вы сами. Но вот без этой бумаги велик риск, что при открытии расчетного счета для вашей компании, банк не будет рассматривать ваши документы и приостановит открытие счета. А вы потеряете драгоценное время.

Или — у вас нет спецоценки условий труда, стоимость которой при расчете на каждое рабочее место в вашей компании обходится примерно в 1,5-2 тыс. рублей. А вот штраф (и это распространенная практика) за ее непроведение — от десятка до сотни тысяч рублей. А ведь вы даже не в курсе о ее необходимости и не знаете, с чего и как правильно начать.

Или — другая ситуация. У вас классный старт, и необходимо пополнение оборотных средств, чтобы поддержать ударные темпы развития. Где взять деньги? Вы решаетесь на банковский кредит: рынок на взлете, есть залог — в общем ситуация (вроде бы) в вашу пользу. А теперь снова возвращаемся к теме ужесточения банковской политики. Да, кредитные организации стали еще более жестче оценивать заявки на получение кредитов. И вот у вас спрашивают про... одобрение кредита всеми участниками (учредителями) вашей компании. А его нет. Следующий кредитный комитет рассмотрит вашу заявку через пару-тройку недель, а компания теряет время, деньги и/или клиентов.
Какие документы нужны с первого дня жизни компании?
Оговоримся сразу: чудес не бывает. Любой список может претерпевать изменения. Но все же мы считаем, что есть определенный базовый минимум для первого года жизни компании. И если его выполнить, то это обезопасит от многих проблем. Выглядит он следующим образом и подходит как для тех, кто только решил открыть свою компании, так и для тех, кто уже в деле. (Жмите на крестик и увидите документы в развернувшихся блоках).
Документы для регистрации бизнеса (если вы только думаете регистрировать свою компанию)
Заявление на регистрацию в налоговой службе; устав; учредительный договор; решение о создании/протокол; решение о назначении директора/протокол; гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса; квитанция для оплаты госпошлины; реквизиты вашей будущей налоговой инспекции; уведомление о начале деятельности (например, в Роспотребнадзор).

Если вы уже зарегистрировали компанию, то эти документы вам не понадобятся, хотя могут пригодиться в будущем.
Документы для бухгалтерского и налогового учета
Уведомление об упрощенной системе налогообложения (УСН); заявление на получение патента; заявление для перехода на ЕНВД; приказ о вступлении в должность руководителя; приказ о назначении лица, ответственного за ведение бухгалтерского и кадрового учета; учетная политика для целей бухгалтерского и кадрового учета; приказ об утверждении учетной политики.
Кадровые документы
Приказ об утверждении штатного расписания; приказ об утверждении расчетного листка; приказ о графике отпусков; трудовой договор с работниками; приказ о принятии/увольнении работника; приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР); (ПОТ); правила внутреннего трудового распорядка; положение об оплате труда; приказ об утверждении положения об оплате труда; журнал учета движения трудовых книжек; журнал приказов, входящей/исходящей корреспонденции.
Охрана труда и специальная оценка условий труда (СОУТ)
Рекомендации по организации охраны труда и проведению спецоценки условий труда; различные журналы, инструкции и положения.
Пожарная безопасность
Рекомендации по организации пожарной безопасности; различные журналы, инструкции и положения.
Договоры
Договор аренды; гражданско-правовой договор; договор займа.
Корпоративные документы
Список участников общества; решение/протокол о распределении прибыли; решение/протокол об одобрении сделок; решение/протокол общего годового собрания.
Документы о защите коммерческой тайны (бонус)
Приказ о введении режима коммерческой тайны; положение о коммерческой тайне; приказ об утверждении положения о коммерческой тайне; соглашение о неразглашении коммерческой тайны с работниками; соглашение о конфиденциальности для партнеров.
Документы о защите персональных данных
Рекомендации по организации защиты персональных данных; различные журналы, приказы, положения.
Еще кадровые документы (бонус)
Положение о премировании; приказ об утверждении положения о премировании; должностные инструкции сотрудников; договор о полной материальной ответственности.
Во сколько это обойдется?
Дорого. Достаточно дорого для небольшой компании, если попытаетесь сделать «закупку» в разных юридических компаниях (напоминаем, в Воронеже вы вряд ли найдете все в одном месте). Давайте считать.

Только одна регистрация ООО обходится в районе 10 тыс. рублей. Все остальное из этого списка — от 5 до 100 тыс. рублей.

Предположим, у вас есть штатный юрист или бухгалтер (которые выполняет работу и юриста, и кадровика). Тогда будем отталкиваться от средней зарплаты по рынку в 30 тыс. рублей. Но при серьезных навыках и хорошей квалификации такой сотрудник потратит на эту работу около 2-3 месяцев. А ведь у него на старте вашего бизнеса — куча других важных задач.
Ох... А дешевле, быстрее и удобнее разве не бывает?
Не было, но теперь есть. Умный сервис для предпринимателей «Скрепки» недавно ввел услугу по подготовке всех нужных документов для компании. Стоимость такой услуги составляет 10 тыс. рублей (расширенный пакет — 20 тыс.). Приятный бонус — документы вы получите на одном носителе, удобной флешке, которую можно носить с собой и использовать когда и где нужно.
до 100 тыс. рублей

Цена необходимого пакета документов, если потратиться на штатного юриста или несколько аутсорсинговых компаний
10 тыс. рублей

Такой же пакет документов в «Скрепках». За 20 тыс. рублей вы получаете полезные дополнительные опции
Как приобрести все нужные документы по таким условиям?
Просто позвонить (+7-951-566-22-66) или написать в «Скрепки (ak@proskrepki.ru) Позвольте себе не отвлекаться на волокиту или бесконечную переписку с госорганами, а заниматься бизнесом. Об остальном должны заботиться эксперты по своим направлениям.