5 Мая 2014 года, 11:00

«Чтобы продать что-нибудь ненужное, надо сначала купить что-нибудь ненужное, а у нас денег нет...»  До боли знакомая фраза из произведения Эдуарда Успенского вызывает улыбку и у ребенка и у взрослого, особенно у взрослого бизнесмена. А при чем тут эта цитата и такое емкое сокращение, как «ИТ», или более пафосное «Управление ИТ-инфраструктурой», или еще более непонятное  ITAM (IT Asset Management), спросите вы? И улыбка, к сожалению, сразу сходит с лица руководителя любой компании.

Материал опубликован в майском номере журнала De Facto.

Автор: совладелец ГК «Компир» Сергей Гонтарев.

Что у вас происходит?

Почему же мы так серьезно воспринимаем ИТ? Видимо, потому что без ИТ-технологий никуда и никак, и от того, насколько хорошо настроена работа в данном подразделении, зависит успех бизнеса любого размера целиком.

Никогда не возникает вопроса:

  • что бухбаланс должен быть сдан вовремя;
  • что налоги должны быть начислены правильно и платежи произведены в точно оговоренные законом сроки.

И если налоговая проверка проходит с минимальными потерями, нет штрафов и пеней, то с бухгалтерией у нас все хорошо, и поэтому главбух получает приличную зарплату.

Что же у нас творится в ИТ-департаменте, знает, наверное, наш системный администратор (ИТ-директор), ну, собственно говоря, должен знать, иначе за что мы ему платим зарплату, и, кажется, не самую маленькую.

  • Каковы и сколько у нас каналов связи с внешним миром?
  • Работает ли АТС  и всегда ли можно дозвониться нам и от нас?
  • Работает ли почта и есть ли доступ к интернету у выделенных пользователей?
  • Работает ли удаленный доступ к рабочим местам и данным компании?
  • Работают ли ЭЦП для клиент-банка и ЭЦП для Электронных торговых площадок?
  • Как работают системы документооборота, бухгалтерская и складская программы, CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами)?
  • Как работает сайт компании и вообще кто занимается его обслуживанием?
  • Где хранятся данные компании? Они вообще резервируются? Насколько они защищены от утечек и утраты? Насколько мы защищены от вирусов?
  • И вообще, сколько у нас этих серверов, каких-то систем хранения, ИБП, компьютеров и принтеров, в конце концов, сколько этому всему лет? Сколько этого добра можно покупать?
  • Покупаем и покупаем и новым, и старым сотрудникам, а всем всего мало?
  • Постоянно что-то ремонтируем, заправляем, докупаем, каждый день новый счет на оплату?
  • А с программами (ПО) у нас что? Только за 2 года отдали круглую сумму — X млн рублей за полную легализацию, и теперь покупать и покупать, и конца и края не видно…

Что с этим делать?

Собственно оперативных вопросов у ИТ-подразделения не просто много, а очень много, и все они ответственные и серьезные. Что же говорить о таких более серьезных стратегических вопросах ИТподразделения,  как:

  • план развития ИТ-инфраструктуры компании на ближайший 1 (2) год, синхронизированный с планами роста компании;
  • финансовый план закупок ИТ-подразделения на ближайший год;
  • стоимость простоя 1 часа ИТ-инфраструктуры;
  • максимальное время восстановления работоспособности;
  • годовой План обучения ИТ-персонала и повышения квалификации.

Эффективность ИТ-подразделения необходимо оценивать по минимальному количеству инцидентов и скорости их решения, а не по загрузке персонала. А ведь контроль ИТ-активов (аппаратное, программное обеспечение, персонал подразделения)  актуален как никогда.

Одна из задач нашей группы компаний (ГК) «Компир» — помочь нашим клиентам сделать управление ИТ-активами более простым, наглядным и доступным для наших партнеров,  сделать так, чтобы у наших клиентов все ИТ было «нужным» и «эффективным», сократить время вероятных простоев инфраструктуры заказчика, убрать «узкие места» системы, которые могут привести к сбоям.

ИТ-активы компании — это не «ненужный» ресурс, который можно легко продать или передать, чтобы приобрести очередное не очень нужное оборудование, программное обеспечение, которое используется неэффективно и неоптимально, за которое мы регулярно платим  круглую сумму денег. 

Обесценивание ИТ-активов происходит достаточно быстро —  5 лет максимум в силу физического старения элементной базы компьютерной техники и ее износа,  морального старения ПО. Процесс обновления и оптимизации неизбежен, и лучше всего, если он идет постоянно, а не рывками от инцидента к инциденту и от случая к случаю.

А зачем нам это надо, спросите вы? Уверен: надо, потому что читатель этой статьи — это бизнесмен-финансист, который умеет считать вложенные  деньги не «только здесь и сейчас», а на протяжении нескольких лет подряд и оценит эффективность ранее сделанных вложений и будущих трат на основании фактов и предоставленных данных. Вот несколько примеров из нашей практики.

Пример 1. Одна из крупных проектных организаций Воронежа, 2010 год, несколько сотен лицензий AutoCad  полной версии, несколько сотен лицензий MS Office Professional. По результатам анализа запуска установленного ПО выявлено, что только в 30% на ПК данные прикладные программы запускались и использовались с КПД не менее 60% рабочего времени, на 50% ПК AutoCad запускался за 3 месяца не более 2 раз и только для просмотра созданных на других рабочих местах файлов (для этих рабочих мест вполне подошла бы более упрощенная и  дешевая версия AutoCad LT), на 20% ПК AutoCad и MS Office Professional за 3 месяца не были запущены ни разу. Экономия от оптимизации — несколько миллионов рублей.

Пример 2. Одна из крупнейших строительных организаций Воронежа, 2011 год. Собственник поставил задачу инвентаризации парка аппаратного и программного обеспечения. Силами организации с учетом территориальной распределенности задача силами своих администраторов  была бы решена за 3 месяца с предоставлением отчетов и неизбежной потерей актуальности данных на конец сбора (за 3 месяца всегда что-то ломается, что-то чинится, что-то докупается). Силами ГК «Компир» задача была решена за 3 недели с предоставлением отчетов и инструментария по актуальному состоянию в режиме онлайн.

Пример 3. Одно из управлений обладминистрации, 2008 год. Парк ПК — несколько сотен штук. Результаты программной инвентаризации и эффективности работы ПО за 1,5 месяца: по целевому назначению ПК на 90% использует гл. бухгалтер управления (специализированное бухгалтерское ПО и офисные программы), на 65% — Руководитель (офисные программы), на 40% ПК управления несанкционированно установлены компьютерные игры, время использования которых в рабочее время, включая интернет-приложения, превышает 60% рабочего времени.

Пример 4. Еще одна крупная строительная организация Воронежа, 2013 год. Проведена инвентаризация аппаратной части серверной инфраструктуры компании. Выявлено слабое место: в наследство от предыдущего системного администратора новому досталась система хранения 6 лет с одним недублированным контроллером, на которой находилась вся бухгалтерская и производственная информация. Администратор не смог мотивировать собственнику затраты в  0,5 млн рублей на новую систему, испугавшись корректировки годового финансового плана затрат. В результате через 1 год эта снятая с производства система вышла из строя, данные не были дополнительно продублированы,  администратор уже морально готовился к тому, что будет уволен, спасало ситуацию нахождение собственника в отпуске. Простой составил 4 рабочих дня, за которые силами ГК «Компир» была найдена на территории России родственная система, и данные были спасены. Стоимость простоя оценена в 0,6 млн рублей с учетом того, что не работали бухгалтерия и часть производства, если бы были утеряны данные, то вероятные потери были бы гораздо выше. Деньги за «спасение» данных взяты не были, принимая во внимание партнерские отношения между ГК «Компир»  и заказчиком, а вот новая высокопроизводительная система хранения  данных с двумя контроллерами стоимостью 1,5 млн рублей  была продемонстрирована и поставлена заказчику.

Как видите, примеры просты, и, вероятно, вы увидели что-то знакомое.

Все начинается с простого понятия — ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, и только потом уже идет управление. Все просто: как у хорошего доктора, мы производим диагностику и даем свои рекомендации, кроме того, вы получаете инструмент для диагностики, который остается у ВАС.

2-3 недели нашей работы — и вы будете знать, сколько у вас ПК, серверов, принтеров, активного сетевого оборудования, серийные номера и даты выпуска этих изделий, детальный покомпонентный состав ПК и серверов, подробнейший список ПО, установленного на ПК и серверах вашей компанией, со статистикой использования, и даже изменение состава любого ПК в вашей сети (например, унес кто-то планку памяти себе из рабочего ПК домой) не останется незамеченным.

И дело здесь не в инструментах, с помощью которых мы это делаем (это может быть и Microsoft, и IBM, и HP, и Landesk, и любой другой производитель), а в наших специалистах, которые умеют в совершенстве работать с этими инструментами и научат ваших специалистов ими пользоваться.

Да, это стоит денег, но поверьте, опыт ГК «Компир» подсказывает, что гораздо меньших, чем потери от простоя вашего бизнеса.

Справка

Что вы получаете в итоге:

  • способность ИТ-системы отвечать текущим требованиям бизнеса;
  • снижение рисков вынужденного простоя по вине отказа оборудования;
  • готовность к возможным аудитам со стороны производителей (ПО) и контролирующих органов;
  • безопасность системы

На правах рекламы.


Комментарии