8 Апреля 2014 года, 10:31

Как рассказывает руководитель группы компаний «Компир» Владимир Леженин, большинство управленцев не готовы ответить на простой  вопрос: «Каковы расходы Вашей организации на печать бумажных документов?»

Вместе с тем, по исследованиям Gartner, любая компания в мире тратит на печать от 3 до 5% своего дохода, и Воронеж здесь не исключение.

О времени для оптимизации издержек

— Когда экономика показывает бурный рост, компании занимаются оптимизацией основных бизнес-процессов, но, как только темпы роста снижаются, руководители часто начинают экономить на всем — например, на персонале. Как раз сейчас в нашей экономике настал такой период — еще не рецессия, но задуматься о снижении издержек самое время.

Есть направления, где небольшие усилия могут дать значительный результат. К их числу относится и ИТ-инфраструктура бизнеса вне зависимости от его размеров. Частью этой структуры является бумажный документо­оборот компании, то есть печать на принтерах и МФУ. Несмотря на развитие электронного документооборота, объемы печати во всем мире не только не падают, но и ежегодно растут.

Об иллюзии экономии

— В большинстве организаций отсутствует комплексный подход к организации печати как к бизнес-процессу. Нередко можно встретить ситуацию, когда закупкой печатного оборудования занимается ИТ-отдел, а приобретением расходных материалов и бумаги — административно-хозяйственная часть. Когда руководитель начинает сокращать издержки, то урезается в первую очередь ИТ-бюджет, и тогда покупаются принтеры подешевле. Однако выгода от покупки буквально съедается за короткий срок, и приходит понимание, что такая техника слишком дорога в эксплуатации. После этого ставится задача экономить на расходных материалах: «Будем заправлять!»

В результате, как правило, резкое снижение качества документов. Отсутствие понятия полной стоимости владения приводит лишь к иллюзии экономии. При этом за конечный результат никто фактически не отвечает.

Об аутсорсинге печати

— Если перед компанией стоит цель печатать документы качественно, вовремя, в необходимом объеме и за разумные деньги, то нужно смотреть на печать как на полноценный бизнес-процесс.

Общемировым подходом является выделение ключевых компетенций, и бизнес занимается только ими. Все остальное отдается на аутсорсинг, в том числе и печать. Что же такое аутсорсинг печати? Это когда заказчик не занимается техническими процедурами приобретения техники, расходных материалов, запчастей, а получает печать как услугу. Организацию бизнес-процесса бумажного документооборота у заказчика берет на себя аутсорсинговая компания, а заказчик платит ей только за фактически сделанные отпечатки.

К настоящему времени в развитых странах аутсорсинг печати стал корпоративным стандартом. В Германии, например, в последние годы получение печати как услуги превышает объемы рынка продаж печатного оборудования.

В России многие полезные практики перенимаются с опозданием, рынок аутсорсинга печати у нас начал активно развиваться только 2-3 года назад, но я уверен, что в ближайшие 5 лет и у нас это станет обычным явлением и полноценным рынком.

Аутсорсинг печати невозможен без внедрения у заказчика управляемых сервисов документооборота (MDS — Managed Document Services) — термин, пришедший к нам с западных рынков. Переход к управляемости всегда проходит в три этапа — сначала аудит, затем оптимизация и только после этого управление и полный контроль. Один лишь контроль может дать существенное снижение объемов печати, исключить нецелевое использование техники. Само осознание сотрудником того, что его действия могут быть проверены, уже дает значительный эффект. Наверняка многим знакома ситуация, когда из-за одной ошибки в многостраничном документе сотрудник не задумываясь перепечатывает его целиком. Квотирование печати для каждого из членов команды позволяет свести подобные случаи к минимуму и в среднем сократить объемы печати до 30% и более.

С внедрением MDS можно получить весомые результаты — повысить качество печати, производительность труда, исключить простои, снизить общую стоимость владения, бережно расходовать ресурсы компании. Оптимизация, контроль и управляемость позволяют снизить затраты на печать до 50% и сделать их строго пропорциональными ее объемам.

Об управленческой воле

— Внедрение решений по оптимизации — это еще и определенная перестройка сознания. Такие решения можно реализовать, если руководитель компании обладает управленческой волей настолько, чтобы изменить сознание своих сотрудников по отношению к незначительным на первый взгляд потерям.

На правах рекламы


Комментарии