8 Декабря 2015 года, 13:20
Время от времени меня спрашивают: «Левитас, а зачем мне, собственнику компании, нужно отлаживать бизнес-процессы? Зачем описывать процессы, писать инструкции, налаживать контроль, мотивировать персонал? Вроде столько лет без этого жили...»

Я отлично понимаю этих людей: все мы любим жить так, как привыкли, и не любим перемен. Но иногда перемены просто необходимы. Потому что они дают нам возможность качественно изменить жизнь. К лучшему, разумеется.

Давайте начистоту: успешна ли сейчас Ваша компания? Достаточно ли денег она Вам приносит? А если сравнивать с конкурентами — уровень доходов Вашей компании будет выше или ниже среднего? Клиентская база растёт или сокращается? Уровень доходов растёт по сравнению с прошлым годом — или падает?

Давайте сразу договоримся, что состояния «ну вот как-то так» у нас нет. Или бизнес успешен, или неуспешен. Или силён, или слаб. То есть, если не силён — значит слаб. Не будем обманывать себя.

Если у Вас все отлично, я за Вас искренне рад — и в следующем письме напишу, чем может быть полезна отладка бизнес-процессов в Вашем случае.

А вот если Вы недовольны своим бизнесом — в этом случае первой задачей владельца становится... Что? Правильно, превращение бизнеса из неуспешного в успешный, из слабого в сильный, из малопродуктивного в продуктивный, из неприбыльного в прибыльный. Согласны?

В такой ситуации отладка бизнес-процессов даёт Вам несколько важных вещей.

1. Сокращение издержек и повышение продуктивности персонала (а значит, и компании в целом)

Это особенно важно в кризис, когда даже успешные компании изо всех сил избавляются от «жира» и стараются максимально «резать косты» — сокращать все издержки. Но даже в мирное время лучше владеть бизнесом, который способен сделать много с небольшими затратами, чем неэффективной компанией, в которой деньги горят, как в топке паровоза, а владельцу остаётся только шиш да маленько.

Вот типичные отзывы компании, внедрившей процессный подход:

«После семинара Александра Левитаса http://podpalmoy.ru сократился срок производства игр с 9-14 месяцев до 2,5-6 месяцев, введение и адаптация нового сотрудника на рабочем месте сократились с 2-х месяцев до 2-х дней» — Щепетов Александр, директор, компания «Игроматик», Минск

«После обучения у Левитаса на http://podpalmoy.ru я прописал бизнес-процессы, сократил количество сотрудников и издержки по оплате на 30%, избавился от "незаменимости" работников, и при этом оборот вырос в среднем на 50%, а по некоторым категориям клиентов даже удвоился» — Борис Бронштейн, компания Kaiser Estate, Мюнхен

Зачастую отладка процессов и последовавшее за ней сокращение издержек как по волшебству превращает убыточный бизнес в прибыльный — потому что деньги, которые раньше шли в графу «расходы», теперь попадают в карман собственника — то есть, в Ваш.

2. Резкое (иногда в десятки раз) снижение количество срывов, сбоев, «косяков», упущенных заказов, клиентских претензий, выплаченных неустоек и т.п.

Не секрет, например, что отделы продаж в большинстве компаний в СНГ работают по принципу «дырявого ведра», когда гораздо больше сделок упускают по глупости, чем успешно закрывают.

* В самый разгар кризиса я заказывал тур — круиз по Средиземному морю на двоих и затем отдых на пляжах Испании, бюджет от четверти миллиона до полумиллиона рублей. Я отправил запрос в десяток турагентств. В тот же день ответило одно, через два дня ещё одно, остальные просто не отреагировали. Как Вы думаете, упустили бы они этот заказ, если бы у них были отлажены процессы? А в Вашей компании так не бывает?

Если же отладить работу отдела продаж, количество успешно заключённых сделок почти неизбежно растёт на 20-30%, а иногда удваивается или даже утраивается в следующий же месяц (при том, что расходы на рекламу, аренду и зарплаты остаются прежними).

И, кстати, не забывайте, пожалуйста — Вы теряете деньги не только в случае сбоев отдела продаж. В эпоху социальных сетей Ваши «косяки» в производстве и в сервисе тоже превращаются в потерянных клиентов - один недовольный покупатель, жалуясь на Вас, может отпугнуть ещё сотню. Гораздо проще не допускать таких ситуаций, но для этого нужно, чтобы бизнес работал чётко.

3. Снижение зависимости Вашего бизнеса от человеческого фактора

Результат перестаёт зависеть от настроения сотрудника, от чьего-то состояния здоровья, от того, не забыла ли Маша позвонить, или от того, кто сегодня на смене — Вася или Гриша, и не ушёл ли Петрович в отпуск.

Вместо «американских горок», когда работа делается то «на пять с плюсом», то «на три с минусом», а то и вовсе «на единицу», Вы можете прийти к ситуции стабильности, когда работа всегда выполняется «на четыре», и колебания возможны разве что между просто «четвёркой» и «четвёркой с плюсом».

* А потом можно дорасти и до стабильной «пятёрки»

Кроме того, сотрудники-звезды часто напрямую шантажируют начальство, пользуясь своей незаменимостью. А вот при отлаженных процессах «незаменимых» просто не будет.

Итак, что Вам нужно, чтобы получить эти результаты — снизить издержки, поднять продуктивность, сократить количество сбоев, убрать зависимость от человеческого фактора? Всего несколько вещей:

1. Прописать бизнес-процессы в Вашей компании, чтобы всё знали, что им надо делать
2. Написать грамотные инструкции для персонала, чтобы каждый "знал свой манёвр"
3. Снабдить работников правильными инструментами, чтобы работа делалась качественно
4. Наладить контроль за работой подчинённых, чтобы инструкции чётко выполнялись
5. Организовать грамотную систему мотивации, чтобы люди сами хотели работать хорошо
6. Выстроить систему найма таким образом, чтобы у Вас работали подходящие люди

Как Вы думаете — если сделать всё это, станет Ваш бизнес более успешным и более прибыльным? Я уверен, что да — и это даже не уверенность, это знание. Многие мои клиенты уже прошли этот путь и я вижу, что происходило с их бизнесами. Вижу, как бизнесы на грани банкротства за несколько месяцев превращаются в успешные. Вижу, как компании увеличивают прибыль в два-три раза за год. Вижу, как люди превращают свой бизнес в систему и начинают зарабатывать хорошие деньги.

Так что если Ваш бизнес сейчас «скорее неуспешен, чем успешен» — отладка бизнес-процессов (как в продажах, так и на производстве, и в сервисе, и в документообороте) поможет сделать его финансово успешным и более эффективным.

Как этого добиться? Об этом Вы можете узнать разными способами. Из книг, например. Или поработав несколько лет в успешной зарубежной компании и изучив её методологию работы. Ну а самый быстрый способ получить необходимые Вам знания — на моём выездном ВИП-тренинге http://podpalmoy.ru «Бизнес под пальмой: Отладка бизнес-процессов и работы персонала», который пройдёт с 19 февраля по 3 марта на острове Пхукет в Таиланде.

Источник: блог бизнес-консультанта и бизнес-тренера Александра Левитаса

Комментарии